Мобильный учет рабочего времени Workly

Идеей создания приложения послужило желание владельцев и управляющих компаний повысить дисциплину в офисе и эффективно контролировать приход-уход сотрудников, их прогулы и опоздания.

Откуда появилась идея автоматизировать учет?

Представьте, что официант вашего ресторана регулярно опаздывает. Сколько минут придется прождать клиенту за столиком, прежде чем менеджер перераспределит между пришедшими сотрудниками обслуживание столиков.

Или допустим, ваш менеджер по продажам регулярно задерживается с обеда на 10-15 минут. А это 3-4 звонка потенциальным клиентам, в неделю 15-20, а в месяц 70-90. Сколько бы денег принесли эти звонки? Какую сумму в год вы переплачиваете в итоге опаздывающим работникам? Подсчитайте…

Конечно, во всех компаниях есть хотя бы номинальный учет рабочего времени. Но является ли он эффективным? Консервативный подход с заполнением табеля вручную не оправдывает себя, потому что табельщик может просто забыть отметить приход работника или сделать пометку не в той графе, а еще попросту быть в дружеских отношениях с сотрудниками. Так в день выдачи зарплаты может возникнуть недовольства сотрудников при неправильном подсчете и ситуации, когда кому-то опоздания прощаются, а кому-то нет.

Поэтому целью разработки приложения TimePad стало желание исключить человеческий фактор, а также необходимость покупки дорогостоящего оборудования.

Биометрические терминалы и их минусы

В 2009 году разработчики компании начали изучать оборудование, в частности пропускные турникеты корейского и китайского производства. Как оказалось русскоязычным пользователям было неудобно ими пользоваться, потому что они не понимали инструкции на китайском языке, да и английским тоже не все владели.

Поэтому было решено написать свое программное приложение под их оборудование, которое бы помимо объективного учета прихода-ухода сотрудников, дополнительно решало задачи управления кадрами. Разработчики запросили SDK-протоколы у китайского производителя ZKTECO. В результате впервые на территории СНГ появилась своя система, интегрируемая с китайским оборудованием под названием Workly. В настоящее время она насчитывает около 500 клиентов по СНГ.

Но вскоре клиенты стали периодически жаловаться на сбои в системе. Обрабатывая их вопросы и жалобы, выяснилось, что они происходили не в разработанном программном приложении, а в самом биометрическом оборудовании. Но вмешаться в аппаратное обеспечение сторонних производителей было невозможно в виду закрытости его исходного кода.

Вдобавок некоторые биометрические терминалы не отравляли данные на сервер, а просто собирали их. И приходилось дополнительно писать плагины, отправляющие информацию на сервер клиента. Это можно сравнить с тем, что вы заказываете продукты по интернету, но их не доставляют вам домой, а вы сами каждый день после работы должны за ними заезжать. То есть теряется смысл заказа вообще.

Учет рабочего времени на планшетах

Так разработчики Workly стали искать новые методы учета рабочего времени, но уже без необходимости клиенту покупать дополнительно оборудование, за исправность, которого они не могли ручаться. Учредительский состав компании даже поехал в США, чтобы на месте изучить рынок систем учета рабочего времени в одной из самых развитых экономик мира на тот момент. Оказалось, что на американском континенте предпочтения отдают именно мобильным устройствам.

В отличие от постсоветского пространства, сотрудники американских компаний благожелательно относятся к наличию автоматизированных систем вообще, они уже поняли выгоду его использования при учете переработок, а также начислении бонусов. Оказалось, что использование подобных систем дает целый ряд преимуществ работникам.

Так появилась идея создать приложение для Android и iOS, как альтернативу биометрическому терминалу. В 2013г. вышла первая версия мобильного терминала учета рабочего времени TimePad. Приложение получило высокую оценку пользователей, поэтому в компании было решено углубляться в эту нишу. Далее разработчики, проанализировав отзывы и пожелания клиентов, провели ряд обновлений приложения TimePad, а также подготовили версию для набирающих популярность iOS девайсов.

В чем уникальность мобильного терминала Workly TimePad?

Уникальность приложения TimePad заключается в простоте использования. «Система запускается мгновенно и не требует специальных познаний в области администрирования. Приложение быстро передает данные о приходе и уходе сотрудника в систему и полностью интегрируется с 1С. Есть возможность вносить данные в формы Т12 и Т13, то есть не надо нанимать в штат отдельного бухгалтера. Workly справится с этой задачей за несколько секунд. Помимо этого не нужны сложная установка и монтирование, прокладывание кабелей, дробление стены/дверей. Нет испорченного ремонта. Все что необходимо сделать – скачать приложение TimePad на свой планшет или телефон».

Правда пока что есть одна маленькая ложка дегтя в бочке меда: люди считают, что приложение TimePad можно обмануть в виду отсутствия идентификации по отпечатку пальцев, а QR-карточку и NFC-карточку можно передать другому сотруднику или сообщить PIN код. Есть функция «Фотоотчет», которая подразумевает фотографирование сотрудников в момент отметки. После идентификации приложение фотографирует сотрудника и отправляет файл в систему.

Вот как комментирует это событие учредитель Акмаль Пайзиев:

«Мы всегда следим за рынком и стараемся чутко реагировать на его ожидания. Решение, что эта услуга нужна именно сегодня, связано с растущим желанием компаний повысить дисциплину и мотивацию сотрудников. Для сопровождения клиентов предусмотрен качественный сервис технической поддержки, оперативно отвечающий на вопросы клиентов. Поэтому каждый желающий может бесплатно скачать приложение TimePad. А в связи с тем, что услуга новая и только внедряется, каждый клиент получит от нас 14-дневный бесплатный доступ, чтобы полностью протестировать весь функционал. Также на рынок скоро выйдут клиентский киоск, клиентское приложение для сотрудников».

Вместо заключения

Система учета рабочего времени «Workly» предназначена для компаний численностью от 5 до 200 человек. При необходимости сервис технической поддержки может наладить ее и для использования в более крупных организациях. Особенно удобно ее применение в сфере торговли, общепита, гостиничного хозяйства, то есть в компаниях, где работа выходит и за рамки пользования компьютером.
Использование системы позволяет сократить документооборот, вести учет и инвентаризацию активов.